Dla zachowania spójności komunikacyjnej oraz zapewnienia wsparcia i poczucia bezpieczeństwa wszystkim osobom będącym częścią naszej społeczności wprowadziliśmy regulamin profili UniLodz w mediach społecznościowych.
Po co nam regulamin?
Media społecznościowe to dynamicznie funkcjonujące platformy, skupiające szerokie grono odbiorców. Jako uczelnia dbamy o dobrostan naszej społeczności, chcąc zapewnić każdemu jej członkowi i członkini dostęp do informacji, z uwzględnieniem poszanowania ich poczucia bezpieczeństwa.
Regulamin profili UniLodz w mediach społecznościowych określa ramowe zasady funkcjonowania jednostek UniLodz, jednostek działających przy UŁ, organów Samorządu Studentów i Doktorantów UŁ oraz innych podmiotów powiązanych z UŁ (stowarzyszeń, organizacji, w tym kół naukowych itp.) afiliowanych do UŁ oraz projektów realizowanych w ramach działalności Uczelni w platformach społecznościowych. Dzięki temu jesteśmy w stanie służyć wsparciem zarówno osobom tworzącym kanały, jak i szerokiemu gronu odbiorców.
Jakich platform dotyczy?
Wszelkie działania w sieci prowadzone przez członków społeczności UniLodz powinny być zgodne z misją i wizją UniLodz, jednocześnie nie naruszające zasad samych portali jak i nie zawierające treści naruszających dobre imię i wizerunek Uczelni.
Regulamin dotyczy treści przeznaczonych do publikacji w mediach społecznościowych, w tym w szczególności na portalach:
- Facebook;
- Instagram;
- X;
- YouTube;
- TikTok;
- LinkedIn;
- Flickr;
- SoundCloud;
- Spotify;
- ApplePodcasts;
- Google Podcasts;
- Bluesky Social;
- Threads.
Lista platform może zostać rozszerzona, jeżeli wcześniej zostanie zgłoszona przez uprawnioną do tego osobę.
Konta w social mediach – krok po kroku
- Przed założeniem profilu społecznościowego upewnij się, czy jest to zasadne – często mniejsze kanały w mediach społecznościowych mają ograniczone zasięgi – czasem lepiej korzystać z istniejących już profili na poziomie jednostek lub/i centralnym;
- W tym samym czasie przygotuj wstępny plan komunikacji, zdjęcia profilowe/lub i w tle – zaplanowana komunikacja i odpowiednio przygotowany plan są bardzo istotne przy budowaniu profili społecznościowych. Takie podejście ułatwi początkowe etapy tworzenia społeczności. Pamiętaj: każdy portal kieruje się swoimi zasadami, ale wspólnym mianownikiem dla większości z nich jest oprawa graficzna. Odpowiednio przygotowane banery zwiększają atrakcyjność profili – jeżeli potrzebujesz wsparcia w tym zakresie pisz: komunikacja@uni.lodz.pl
- Wystąp do osoby upoważnionej regulaminem z wnioskiem o założenie profilu w mediach społecznościowych lub jeżeli masz takie uprawnienia zgłoś się bezpośrednio przez platformę HD. Zgłoszenia profilu dokonuje uprawniony pracownik UŁ za pośrednictwem systemu zgłoszeniowego UŁ (www.hd.uni.lodz.pl, zakładka WNIOSKI – INNE).
Uprawnionym pracownikiem UŁ do dokonania zgłoszenia jest:
- dziekan lub kierownik innej jednostki organizacyjnej UŁ (np. kierownik/ dyrektor jednostki pozawydziałowej, międzywydziałowej, ogólnouczelnianej);
- kierownik podmiotu działającego przy UŁ,
- pracownik UŁ, po uzyskaniu upoważnienia od dziekana lub kierownika jednostki organizacyjnej UŁ,
- opiekun koła naukowego lub pracownik jednostki pełniący nadzór nad działającymi w UŁ organizacjami i stowarzyszeniami.
- Informacje, które powinno zawierać zgłoszenie znajdziesz w regulaminie profili UniLodz w mediach społecznościowych (między innymi: adres internetowy, nazwę medium społecznościowego, nazwę jednostki dla której zostanie utworzony profil; informacje o pracowniku UŁ upoważnionym do edycji i zamieszczania treści na profilu, informacje o osobach posiadających uprawniania do edycji i zamieszczania treści na profilu; informację o zamiarze zbierania danych osobowych, ze wskazaniem powodu i zakresu zbieranych danych).
- Osoba występująca ze zgłoszeniem zostanie poinformowana o jego przyjęciu/odrzuceniu. Poprawnie zgłoszone profile zostaną zamieszczone w Rejestrze profili UŁ w mediach społecznościowych prowadzonym przez Centrum Komunikacji Marki (www.uni.lodz.pl/czesc)
Przykłady zbierania danych osobowych:
- wskazanie w medium społecznościowym z imienia i nazwiska osoby, która działa w ramach koła naukowego i odniosła jakiś sukces;
- podawanie w medium społecznościowym danych osobowych lub innych danych identyfikujących użytkowników tworzących koło naukowe,
- publikowanie zdjęć i filmów zidentyfikowanych osób,
- przeprowadzanie konkursów w mediach społecznościowych, które wiążą się ze zbieraniem danych osobowych oraz publikowanie ich wyników,
- tworzenie ankiet w mediach społecznościowych, które wiążą się ze zbieraniem danych osobowych.
Są to sytuacje, w których w różny sposób będą zbierane i wykorzystywane dane osobowe, w tym wizerunek osób.
Usuwanie treści niepożądanych z profili UŁ w mediach społecznościowych
Osoba pracująca, studiująca lub doktoryzująca się w UŁ upoważniona do edycji i zamieszczania treści na profilu UŁ w mediach społecznościowych jest odpowiedzialna za prowadzenie regularnych przeglądów treści udostępnionych na profilu. W przypadku stwierdzenia, że doszło do naruszenia zasad określonych w regulaminie lub innych przepisów, należy niezwłocznie usunąć treści.
Co się stanie, kiedy nie zgłoszę profilu (nawet tego, który został już opublikowany)?
Profile znajdujące się w mediach społecznościowych, a niewystępujące w rejestrze, o którym mowa w § 3 regulaminu, nie stanowią profili UŁ w mediach społecznościowych. Oznacza to, że ich adresu nie będą umieszczane na materiałach uniwersyteckich oraz nie będą oznaczane w komunikacji w ramach platform.
Profile UŁ w mediach społecznościowych, utworzone przed wprowadzeniem regulaminu, powinny zostać zgłoszone do rejestru profili UŁ w mediach społecznościowych, zgodnie z opisaną procedurą w terminie 3 miesięcy od dnia jego wejścia w życie (najpóźniej o końca maja br.)
Opracowanie: Centrum Komunikacji Marki